Siteye yönelik tehditler önceden belirlenerek bir eylem haritası belirlenmektedir. Bununla beraber teknolojinin gücünden de faydalanarak; güvenlik kameralarının işlerliği ve plaka tanıma sistemlerinin kullanımı ile sitenin tüm giriş ve çıkışları kontrol altında tutulmaktadır. Son olarak da gerek ortak kullanım alanları gerekse site sınırlarında her daim devriye hizmetleri bulundurularak fiziksel bir koruma da sağlanmaktadır.
Apartman karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yılda en az bir kere toplanan apartman yönetimi genel kurulunun apartmanda huzur ve güvenliği adına aldıkları tüm kararların yazılı olduğu defterdir. Bu defterin her sayfası numaralı ve noter tarafından onaylıdır. Bu yüzden resmi evrak niteliği taşımaktadır. Son olarak, defterin tüm sorumluluğu apartman yöneticisine aittir.
Hayatımızın hemen hemen her alanında faydalandığımız teknolojinin bir faydası da hiç şüphesiz siz site sakinlerimizin tüm tahsilat ve ödemelerinizi otomatik olarak yaptığı banka entegrasyonlu Apsiyon bilişim sistemi kurulumudur. Yani adı geçen tüm ödeme ve aidat takibi bu entegrasyon sayesinde sizlerin bilgisine sunulmaktadır.
Çokça insanın bulunduğu toplu yaşam alanlarının en kaçınılmaz unsuru hiç kuşkusuz yönetim ve asayişin sağlanmasıdır. Bu kapsamda, kişi veya kişilerin şahsi kararlar alarak bir diğeri üzerinde soyut veya somut bir baskı oluşturması kanunen kabul edilemez bir eylem olduğundan; okul, sokak, apartman ve site gibi toplu yaşama alanlarındaki insan faaliyetlerini düzenleyici kanun ve yaptırımlar vardır. Site yönetim planı yol haritası da tamamen bu kurallar ve kanunlar tarafından belirlenen, apartman ve sitelerde uyulması gereken kurallar bütünü olarak tanımlanmaktadır.
Apartman ve site yönetimi kurulması için ilk yapılması gereken kat maliklerini usulüne uygun olarak toplatıya çağırmaktır. Usule uygun ifadesi kanunun çizdiği şartları ifade etmektedir. Bunlar; toplantıdan en az 15 gün önce çağrı yapılmış olması, çağrının imza karşılığı veya taahhütlü mektup yoluyla yapılmış olmasıdır. Bunun akabinde yönetimin kurulması için oy şartının da yerine getirilmesi gerekecektir. KMK 34’ten anlaşılacağı üzere yönetim hem arsa payı hem de oy çoğunluğu ile kurulabilir.
Apartman veya site yönetimi, genel asayişi ve huzuru sağlamakla yükümlü olduğu kadar aynı zamanda da 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda belirtilmiş olan 32. ve 41. maddelerde defter tutma mükellefiyeti ve sorumluluğu da taşımaktadır. Bu gereklilik köklerini şeffaf ve sağlıklı yönetim anlayışı prensibinden almaktadır. Bu kapsamda adı geçen deflerler; “Karar Defteri” ve “İşletme Defteri” dir.
Bakım ve onarım hizmetleri temel anlamda site içerisinde görülebilecek tüm sorun ve aksaklıkların giderilmesi konusunda sorumluluğu ifade etmektedir. Bakım ve onarım ekibi, site ve apartman sınırları içerisinde bulunan; yeşil alan veya alanların, sulama, budama, gübreleme ve ilaçlama gibi bakımların düzenli olarak yapılması ve zararlı olarak addedilen haşerat veya istenmeyen, hastalık taşıma riski olan canlıların uzaklaştırılması, son olarak ise siteye ait ve özgü peyzaj alanlarının düzenlemesi hizmetlerini vermektedir.
Günlük hayatımızın her anında yaşanması mümkün olan anlaşmazlık ve olumsuz durumlar ne yazık ki yaşam alanlarımızda da karşımıza gelmektedir. Bu kapsamda, hiç kimse bir diğeri hakkında şahsi karar alamayacağı gibi aynı zamanda hukuki yaptırım ve kanunlara da uymak sorumluluğunu taşımaktadır. Kat mülkiyeti danışmanlık hizmeti bu durumlarda elinde bulundurduğu yaptırım gücü haricinde borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya getirmekte zorlanan site ve apartman sakinlerinin aidatlarının yasal yollarla takibi.
Yönetim hizmetleri kapsamında bulunan güvenlik hususu, sitedeki can ve mal güvenliğinin korunması ve adı geçen ortak kullanım alanlarındaki genel huzur ve asayişin sağlanması adına 7/24 çalıştırılan, kayıt alan ve bu kayıtların arşiv altında bulundurulması sayesinde ön caydırıcı unsur haline gelmiştir. Bununla yetinmeyip plaka tanıma sistemi kullanılması ve devriye hizmeti verilmesi de hem elektronik hem de fiziki bir güven unsuru oluşturmaktadır.
Düzenli olarak tutulan işletme gelir gider defteri ve hem elektronik hem de fiziki ortamda dosyalanması sayesinde tüm rapor ve bilançolar, gerekli raporları ile her daim kat malikleri ve kiracılar ile paylaşılmaya hazır şekilde bulunmaktadır. Öte yandan, site veya apartmanınızın belirli yerlerinde bulunan panolarına fiziki olarak asılmak ve mail yolu ile gönderilmek sureti ile de siz site sakinleri ile paylaşılmaktadır.
Adı geçen durumlarda kat malikleri veya kiracılar eğer üstlerine düşen borç ve diğer yükümlülükleri yerine getirmezler ise haklarında başlatılacak olan hukuki işlemler neticesinde icra kararı ve takibi ile mümkün olan en kısa ve güvenli yol ile diğer kat maliklerine karşı borçlarını ifa etmeleri sağlanmaktadır. Bu kapsamda sunulacak olan hukuki danışmanlık hizmeti de yönetim hizmetleri kapsamındadır.
Evet, site çevresinde oluşabilecek tehditlere karşı alınmış bir önlem ve hareket planı bulunmaktadır. İş bu plan, 634 sayılı Kat Malikleri Kanunu ve faaliyette bulunulan ülke veya ülkelerin yürürlüğündeki “Nitelikli Gayrimenkul Yönetimi” ile ilgili mevzuat çerçevesinde; güvenlik de dâhil olmak üzere diğer iş kolları hususunda da ihtiyaç duyulan tüm hizmetlerin önceden planlanarak, eksiksiz ve profesyonel bir çerçevede sunulması kapsamında düzenlenmiş ve belirlenmiştir.
Yönetim merci dediğimiz kişi ve bazı durum ve hallerde birden fazla kişiden oluşan yönetim ekibi, güvenlik, huzur ve genel asayişin sağlanması için gerekli olan tüm eylem ve hareket planlarının sağlanması, uygulanması ve yürütülmesinden sorumludur. Bu sorumluğu, kimi zaman haberli kimi zaman habersiz rutin kontroller ile sağlamaktadır.
Evet, gerekli durumlarda dış kaynaklardan hizmet alımı mümkündür ve yapılacak olan muhtemel sözleşmelerden doğabilecek ihtilaf ve pürüzlerin en aza indirilmesi veya eğer mümkünse tamamen giderilmesi, yönetim hizmeti kapsamına girmektedir ve hukuki sorumluluk arz etmektedir.
Evet, apartman ve personel denetimi yapılmaktadır, bu denetimlerin sağlanması da yönetim hizmeti kapsamında yer almaktadır. Atanacak olan ilgili proje müdürü kontrolünde, eğer ihtiyaç duyulursa ilgili birimlerin birim şefleri ve çalışanları ile gerek haberli gerek habersiz devriyeler ve site ziyaretleri ile yapılmaktadır. Bu sayede, hali hazırda ihtiyaç duyulan gereksinimler giderilerek, gelecekte de yüz yüze gelme ihtimali olan durumların raporları tutulacaktır.
Adı geçen bakım ve arıza denetimi yönetimin sorumluluğunda olup, tüm denetimler ve bakımlar ilgili alana atanmış olan proje müdürü ve ekibi ile gerçekleştirilen periyodik kontroller sayesinde gerçekleştirilmektedir. Asansör bakım ve arıza kontrolü ise adı geçen kapsamda belirlenmiş olan periyotlar ve yıllık denetimler ile gerçekleştirilir, bu periyotlar genellikle aylık, 3 aylık ve yıllık zaman dilimlerinden oluşmaktadır.
Doğal bir sürecin neticesi olarak her insan bir diğeri ile her konuda anlaşamaz ve hem fikir olamaz. Nitekim bu doğal bir insan davranışıdır, ancak özellikle toplu yaşam alanlarında düşülen anlaşmazlıklar; ya anlaşmazlığın yaşandığı an ya da ne yazık ki o anı takriben sonraki günlerde su üstüne çıkmaktadır. Her hangi bir tatsızlığın ve ileri boyutta bir fikir ayrılığının yaşanmasını engellemek adına, yönetim hizmetleri kapsamında apartman veya site sakinlerinin talep ve şikâyetleri kayıt altına alınarak çözüme kavuşturulmaktadır. Yani sorun yaşayan kişi ve kişilerin muhatapları yönetici ve yönetim kuruludur.
Her resmi çalışan gibi site personel ve çalışanları da bir takım hukuki hak ve sorumluluklara sahiptir ve bu haklar kanun kapsamında korunmaktadır. Örneğin; iş bu personel ve çalışanların SGK bilgilerinin sisteme atılması, kayıt altında bulundurularak takibinin gerçekleştirilmesi, bununla birlikte özlük dosyası ve çalışma talimatı oluşturulması ile iş kapsamları belirlenmektedir. Bu talimatname ve özlük dosyası ile iş kapsamı belirlenen bireylerden, yapabileceklerinden daha fazlasının istenmesi ihtimalinin önüne geçilerek herkes için huzurlu bir ortam sağlanmaktadır.
Site veya apartmanın huzur ve genel asayişi adına veya başka bir konuda toplanan, bir araya gelen yönetim kurulu toplantısında alınan kararların, kat maliklerine ve kiracılara duyurulması tebliğ edilmesi, yönetimin ve yöneticinin sorumluluğundadır. Bu duyurular, panolara asılacak olan belgeler olabileceği gibi mail ve e-posta olarak gönderilecek elektronik dosya iletileri de olabilmektedir.
Yaşanması hemen hemen her gün ve her an mümkün olan iş bu aksaklık ve arızaların çözümünde ve giderilmesinde izlenecek olan eylem planı, daha önceden anlaşılmış olan profesyonel bakım ve onarım ekibi ile iletişime geçerek, karşılaşılan durumun en kısa sürede çözülmesidir. Yönetim hizmetlerinin kat malikleri ve kiracılara karşı olan hukuki sorumluluklarındandır.
